Как заполнить уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных

Уведомление в Роскомнадзор – это документ, которым компания сообщает государству, что собирает и хранит персональные данные людей: клиентов, сотрудников, посетителей сайта. Подать его нужно почти любому бизнесу, который ведёт базу клиентов, форму заказа на сайте или отдел кадров – то есть практически всем.

Заполняется уведомление онлайн на сайте pd.rkn.gov.ru через личный кабинет, либо на бумаге и отправляется почтой. Онлайн-форма занимает 15–30 минут, если заранее собраны нужные сведения о компании и о том, какие данные вы обрабатываете. Дальше – что именно писать в каждом разделе.

Нужно ли вам вообще подавать уведомление

Есть исключения, когда подавать уведомление не требуется – например, если вы обрабатываете данные только своих сотрудников для трудовых отношений или данные контрагентов только для исполнения договора без передачи третьим лицам. Список исключений закрытый и формулировки в законе не всегда однозначны, поэтому если сомневаетесь – уточните у нас или у юриста, подпадаете ли вы под освобождение. Ошибка здесь стоит дороже, чем консультация: если данные обрабатываете, а уведомление не подали, это может привести к штрафу.

Что подготовить до заполнения формы

Чтобы не прерываться на середине формы, соберите заранее:

• Реквизиты компании: полное название, ИНН, ОГРН, юридический и фактический адрес.
• Данные ответственного за обработку персональных данных – обычно это директор или назначенный сотрудник, его ФИО и контакты.
• Список целей, для которых вы собираете данные: например, «заключение и исполнение договоров», «подбор персонала», «рассылка рекламных материалов».
• Категории людей, чьи данные обрабатываете: клиенты, сотрудники, соискатели, посетители сайта.
• Категории самих данных: ФИО, телефон, email, паспортные данные, данные банковской карты и так далее.
• Информацию о том, передаёте ли данные за границу (например, используете зарубежный сервис email-рассылок или CRM с серверами не в России).
• Сведения о том, как и где хранятся данные – на своих серверах, в облаке, в бумажном виде.
• Дату, с которой начали или планируете начать обработку данных.

Как заполнить форму пошагово

1. Регистрация в личном кабинете. Заходите на pd.rkn.gov.ru, регистрируетесь через Госуслуги – это ускоряет проверку личности заявителя.
2. Раздел «Сведения об операторе». Вносите реквизиты компании и контакты ответственного лица. Здесь важно не ошибиться в ИНН и адресе – эти данные потом сверяют с реестром юрлиц.
3. Раздел «Правовое основание обработки». Указываете, на основании чего обрабатываете данные: закон, договор с человеком, его согласие. Для большинства компаний это «договор» и «согласие субъекта персональных данных».
4. Раздел «Цели обработки». Пишете своими словами, зачем вам данные – коротко и конкретно, без общих фраз вроде «для деятельности компании».
5. Раздел «Категории субъектов и данных». Отмечаете, чьи данные и какие именно обрабатываете. Если собираете паспортные данные или данные о здоровье – это отдельные, более чувствительные категории, отмечайте их отдельно.
6. Раздел «Трансграничная передача». Если используете зарубежные сервисы, указываете страну и цель передачи. Если данные не покидают Россию – отмечаете «не осуществляется».
7. Раздел «Меры по защите данных». Кратко описываете, как вы защищаете данные технически и организационно: пароли, ограниченный доступ, антивирус, договоры о неразглашении с сотрудниками.
8. Проверка и отправка. Система проверяет обязательные поля, после отправки уведомлению присваивается номер, а компания добавляется в реестр операторов персональных данных.

Частые ошибки при заполнении

• Слишком общие формулировки целей обработки – лучше писать конкретно, что делаете с данными.
• Забывают указать трансграничную передачу, если пользуются зарубежным сервисом рассылок, аналитики сайта или облачным хранилищем не в России.
• Указывают старую дату начала обработки данных вместо реальной.
• Не обновляют уведомление при смене адреса, целей обработки или добавлении новых категорий данных – обновлять его нужно каждый раз, когда меняются существенные условия.

Что будет после подачи

После отправки уведомление регистрируется, компания попадает в публичный реестр операторов персональных данных на сайте Роскомнадзора. Отдельного разрешения ждать не нужно – уведомление носит уведомительный характер, то есть вы информируете, а не спрашиваете разрешения. Но за содержание вы отвечаете сами, и при проверке данные из уведомления сверят с тем, что реально происходит у вас в компании.

Что грозит за отсутствие уведомления

За отсутствие уведомления или недостоверные сведения в нём предусмотрена административная ответственность. Точную сумму штрафа для вашей ситуации уточните у нас или в актуальной редакции КоАП – суммы периодически меняются, и мы не хотим называть цифру, которая устареет к моменту, когда вы её прочитаете.

Когда стоит доверить это специалистам

Если у компании несколько источников данных – сайт, CRM, соцсети, зарубежные сервисы рассылок – разобраться, что именно и куда передаётся, самостоятельно сложнее, чем кажется. Ошибка в форме означает, что при проверке всплывёт несоответствие между тем, что заявлено, и тем, что реально происходит. Кстати, если данные собираются через сайт с формами заказа или личным кабинетом, стоит заодно проверить, как оформлена политика конфиденциальности и согласие на обработку данных на самом сайте – это тоже часть проверки Роскомнадзора.

Что делать дальше

Соберите список из этой статьи: реквизиты, цели, категории данных и сервисы, которые их обрабатывают. Если в процессе всплывут вопросы – подпадаете ли под исключение, нужно ли указывать трансграничную передачу, как описать меры защиты – не гадайте, а уточните у нас.

---

Проверить сайт бесплатно по 152-ФЗ →